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YOArchimail: la soluzione per archiviare la posta e adempiere al GDPR

Il GDPR è il nuovo Regolamento europeo sulla protezione dei dati personali dei cittadini dell’Unione Europea che entrerà in vigore il 25 maggio 2018.

Oggi le imprese si trovano ad affrontare una sfida in più. Ovvero quella del GDPR. Il regolamento si applica a qualsiasi azienda, ovunque essa si trovi nel mondo, che tratti dati personali di cittadini dell’Unione Europea. Questo vuol dire che ogni entità che manipoli informazioni relative a cittadini della UE deve conformarsi alle norme del GDPR.

Il regolamento, nonostante sia stato pubblicato due anni fa sulla gazzetta ufficiale,

presenta una procedura non semplice e molti sono ancora i dubbi all’interno dei contesti aziendali.

Secondo un ultimo sondaggio realizzato da SAS, più della metà delle aziende intervistate (circa il 58%) sostiene che la propria azienda non è del tutto consapevole delle conseguenze derivanti dalla mancata conformità al regolamento.

Il GDPR impone sanzioni molto pesanti alle organizzazioni che violeranno il regolamento: fino al 4% del fatturato globale annuo o massimo 20 milioni di euro. Le multe entreranno in vigore entro due anni dalla ratifica del GDPR. Nessuna azienda è esclusa da questa sanzione.

Cerchiamo di fare maggiore chiarezza in merito.

Il punto saliente del GDPR è il mantenimento dell'ordine e della trasparenza nella gestione dei dati personali. Ciò include tutto dalla raccolta dei dati alla loro memorizzazione, all'accesso e alla loro elaborazione fino alla loro cancellazione.

Abbiamo notato come sempre più clienti ci pongano domande relative al rapporto tra l'archiviazione della posta elettronica e il nuovo regolamento GDPR. In generale, la protezione dei dati è un campo vasto e complesso che ogni azienda dovrebbe affrontare con l'assistenza di esperti del settore. L'archiviazione della posta elettronica è un elemento essenziale nella gestione generale dei dati all'interno di un'azienda. Le imprese devono essere in grado di archiviare le email in modo centralizzato, completo e a prova di manomissione e per periodi di tempo indeterminati ed assicurarsi che la posta elettronica possa essere recuperata al momento opportuno.

Come Metha Group può supportarti ad essere conforme al GDPR??

Metha Group è un’azienda ICT focalizzata nella progettazione e nella implementazione di soluzioni di system integration altamente performanti ed affidabili.

Grazie alle soluzioni di system integration puoi far coesistere tecnologie e sistemi diversi, conservare i software già in uso e connetterli a quelli di nuova adozione garantendo l’interscambio dei dati.

La soluzione di Metha Group per l’Archiviazione della Posta si chiama YOArchimail.

Il software genera copie 1:1 di tutte le email in un archivio centrale per garantire la sicurezza e la disponibilità dei dati negli anni a venire.  Gli utenti possono accedere alle email tramite Microsoft Outlook e dispositivi mobili quali tablet o smartphone veramente veloci.

Ecco alcune funzionalità per cui YOArchimail aiuta a gestire gli archivi di posta elettronica e ad adempiere ad alcuni punti del GDPR.

  • Ricerca full text: funzione efficiente e veloce che consente di cercare ed estrarre i dati da tutte le e-mail e file allegati, consentendo di fornire in modo rapido le informazioni richieste da enti terzi
  • Crittografia: una maggiore protezione dei dati riservati e una maggiore sicurezza 
  • Diritto all’Oblio: I dati personali specifici e i documenti allegati devono essere archiviati in modo verificabile e protetti dalla cancellazione e manipolazione in conformità con i periodi di conservazione legale specifici di ciascun settore. Il diritto all’oblio si oppone a questa pratica. YOArchimail, fortunatamente, offre delle funzionalità per la cancellazione e la gestione dello storage che soddisfano entrambi i requisiti.
  • Registro di log che fornisce un completo e dettagliato resoconto delle attività effettuate all'interno del sistema di archiviazione

Con Yoarchimail Offriamo due diverse Soluzioni:

  1. Soluzione Cloud: Ospitato presso il nostro data center con le massime garanzie di servizio, permette di iniziare ad archiviare la posta elettronica oggi stesso. Nessuna installazione di software o hardware. Riduzione dei costi di startup e di gestione. Sicurezza dei dati e disponibilità del servizio ai massimi livelli.
    Scalabile secondo specifiche esigenze. Backup incluso.
  2. Soluzione On Premise: Gli stessi vantaggi del cloud ma presso la Vostra sede. Un costo fisso con incluso hardware e software, installazione, servizi ed assistenza. Nessuna acquisizione di hardware o software . Riduzione dei costi di startup e gestione. Sicurezza dei dati e disponibilità del servizio ai massimi livelli. Scalabile secondo specifiche esigenze. Backup incluso.

Vuoi saperne di più sul GDPR e sull’archiviazione della posta? Contattaci

Abbiamo realizzato per voi delle guide di approfondimento!

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Pubblicato da Serena Mulazzi in data 29/11/2017