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La nuova sfida per le aziende: Archiviazione della Posta e protezione dei dati tra Office 365 e GDPR

Da sempre la conformità alle legislazioni locali in materia di privacy e sicurezza dei dati è un tema attuale e di forte preoccupazione per le aziende.

La gestione della privacy in azienda – ossia la tutela della riservatezza di dati personali, curriculum e informazioni sulle persone giuridiche – è uno degli adempimenti più importanti ma anche discussi all’interno del panorama aziendale e non solo.

Oggi lo è ancora di più per due diverse ragioni.

Uno perché oggi molte aziende si trovano a dover migrare o hanno già migrato le proprie caselle postali ad Office 365. L’ambiente è nuovo per tutti gli utenti finali, e sta ponendo le stesse incognite da risolvere che si ponevano anni fa con i sistemi microsoft.

Molti non sanno però che l’archiviazione della posta inclusa in Office 365 non è sempre sufficiente.

Per farvi capire meglio quali sono i limiti che Office 365 pone, abbiamo individuato 9 diversi punti.

In breve l’archiviazione di Office 365:

  1. Non supporta tutte le versioni di Outlook.
  2. Non è sempre disponibile con tutti i piani e contratti.
  3. Non consente la ricerca all’interno degli allegati.
  4. Non dispone di funzioni di raccolta email, richiede l’utilizzo di caselle esterne.
  5. Chiunque può cancellare email dall’archivio
  6. L’archivio può essere consultato solo via web o da Outlook
  7. Archivia solo email presenti in Outlook e non in altri sistemi o file
  8. Richiede connessione online per consultare l’archivio
  9. L’archivio della tua posta elettronica si trova nel cloud e non nella tua azienda.

I punti citati sopra mettono in evidenza quanto sia importante ed utile per le aziende, dotarsi di una soluzione professionale per l’archiviazione sicura della posta.

L'archiviazione ti consente di gestire il ciclo di vita delle informazioni in Office 365 conservando i contenuti di cui hai bisogno, archiviando i contenuti meno recenti che potrebbero essere visualizzati con scarsa frequenza o conservati per soddisfare i requisiti di mantenimento e rimuovendo i contenuti non più necessari.

Il secondo punto, non meno importante riguarda il GDPR (General Data Protection Regulation) ovvero la protezione dei dati e il tema molto sentito della gestione della privacy. Il trattamento e la gestione dei dati degli utenti ha un nuovo regolamento, adottato dall’Unione Europea nell’aprile 2016, e che entrerà in vigore il 25 maggio 2018.

Un enorme afflusso giornaliero di dati personali, la loro dispersione in diversi sistemi di archiviazione e l’incertezza sulla loro effettiva proprietà sono i principali problemi che le aziende italiane devono affrontare quando si parla di conformità al GDPR.

“Le aziende devono riconoscere che ambienti applicativi e di storage più centralizzati renderanno più facile adempiere ai requisiti di conformità. Questa centralizzazione può essere realizzata in vari modi, dall’introduzione di controlli dell’accesso unificati attraverso servizi cloud e on-premise con procedure di single sign-in oppure realizzando workspace virtuali gestiti centralmente. Comunque ciò venga fatto, controllare la dispersione dei dati e riconoscere le responsabilità dentro l’azienda della privacy dei dati saranno passi molto importanti per la conformità al GDPR” ha dichiarato Benjamin Jolivet, Country Manager di Citrix Italia, South Eastern Europe e Israele.



Pubblicato da Serena Mulazzi in data 20/11/2017